La constitution du GCEP

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ATTENDU QUE le Groupe canadien d'étude des parlements (GCEP), créé en 1978, est un organisme neutre à but non lucratif formé de personnes qui s'intéressent au rôle, à la fonction et à la réforme des institutions parlementaires;

ATTENDU QUE la présente constitution régit les activités et le fonctionnement du GCEP, notamment en ce qui concerne son conseil d'administration;

ATTENDU QUE le GCEP s'efforce de favoriser les discussions entre les personnes représentatives de la population actuelle et en évolution du Canada;

EN CONSÉQUENCE, avec le consentement de ses membres exprimé à l'assemblée générale annuelle tenue le 1er mai 2025, le texte qui suit remplace la constitution adoptée le 14 avril 2023 :

Interprétation

  1. Dans la présente constitution,

    « Conseil » désigne le conseil d'administration créé à l'article 7.

    « Administrateur » ou « Administratrice » désigne une personne membre du conseil d'administration tel que décrit à l'article 7.

    « Activité » désigne un séminaire, une conférence, un atelier ou toute autre initiative organisée ou commanditée par le GCEP, en tout ou en partie, quelle que soit sa désignation, et qui ne constitue pas une réunion du conseil.

    « Exécutif » désigne les membres du conseil d'administration qui occupent la présidence, la vice-présidence, la présidence sortante, le secrétariat, la trésorerie et les communications.

    « GCEP » désigne le Groupe canadien d'étude des parlements.

    « Membre » désigne, à moins d'une indication contraire, autant les membres « statutaires » que les membres « réguliers » tel que décrit à l'article 5.

    « Questions parlementaires » désigne les sujets liés aux aspects suivants :

    1. le Parlement du Canada;
    2. une assemblée législative provinciale ou territoriale du Canada;
    3. les processus parlementaire et législatif;
    4. les relations entre les pouvoirs publics;
    5. le rôle de la Couronne.

Objectif

  1. Le GCEP a pour objectif d’encourager et de favoriser l’étude de questions parlementaires, notamment :

    1. en parrainant des recherches et des études;
    2. en organisant des activités et en fournissant d'autres tribunes de discussion;
    3. en établissant des partenariats, y compris avec d'autres groupes d'étude des Parlements.

Activités

  1. (1) Le GCEP mène les activités suivantes en lien avec des questions parlementaires :

    1. organiser et parrainer des conférences, séminaires et ateliers de discussion;
    2. encourager les études, la recherche et la rédaction universitaires par l'octroi de bourses et subventions;
    3. préparer et diffuser des publications.

    (2) Chaque année, au moins une activité visée au paragraphe (1) est axée sur l'égalité, la diversité, l'inclusion ou l'accessibilité.

    (3) Le conseil peut prendre toutes les mesures nécessaires pour appuyer les activités du GCEP, notamment par l'octroi de prêts ou de contributions financières, ou par la conclusion de contrats.

Langues de travail

  1. (1) Les activités du GCEP et de son conseil doivent se dérouler dans les deux langues officielles, sauf circonstances exceptionnelles.

    (2) Les communications publiques du GCEP doivent se faire dans les deux langues officielles.

Membres

  1. (1) Les membres statutaires comprennent les personnes occupant les fonctions suivantes :

    1. Les administrateurs et administratrices du GCEP;
    2. Le greffier ou la greffière du Sénat;
    3. Le greffier ou la greffière de la Chambre des communes;
    4. Le ou la bibliothécaire parlementaire.

    (2) Les membres réguliers comprennent les personnes ayant à cœur l'atteinte des objectifs du GCEP tel que décrit à l'article 2 et qui font une demande d'adhésion par écrit. Les demandes d'adhésion sont sujettes aux conditions suivantes :

    1. être reçues au moins 60 jours avant la date d'une assemblée générale annuelle ou assemblée générale spéciale;
    2. être approuvées par le conseil d'administration en exercice, lequel les examinera dès que possible lors de sa prochaine réunion et ne les refusera que pour des raisons graves ou pouvant porter atteinte à la réputation du GCEP.

    (3) a. Les membres statutaires demeurent membres pendant cinq ans à partir de la date de fin de leur mandat et peuvent faire une demande d'adhésion à titre de membre régulier par la suite;

    1. Les membres réguliers demeurent membres pendant cinq ans à partir de la date d’approbation de leur demande d’adhésion par le conseil;
    2. Les membres réguliers peuvent demander un renouvellement de leur adhésion pour une durée de cinq ans en communiquant avec le GCEP;
    3. Les membres peuvent mettre fin à leur adhésion en communiquant avec le GCEP;
    4. Le conseil d’administration peut mettre fin à une adhésion à tout moment pour des raisons graves ou pouvant porter atteinte à la réputation du GCEP.

Assemblées

  1. (1) Une assemblée générale annuelle des membres est tenue au plus tard 90 jours après la fin de l'exercice financier du GCEP, à la date et à l'heure fixées par le conseil.

    (2) Une assemblée générale spéciale est tenue dans les 30 jours suivant une demande écrite de 20 membres ou une résolution des deux tiers des membres du conseil à cet effet, à la date et à l'heure fixées par le conseil.

    (3) L'avis de convocation de l'assemblée générale annuelle ou de l'assemblée générale spéciale est envoyé au moins 20 jours à l'avance à tous les membres.

    (4) À l'assemblée générale annuelle et aux assemblées générales spéciales :

    1. la présidence est assurée par la présidence sortante;
    2. le quorum est fixé à 16 membres;
    3. la participation est limitée aux membres et autres personnes invitées par le conseil.

    (5) a. L’assemblée générale annuelle :

    1. reçoit et approuve le rapport annuel de la présidence;
    2. reçoit et approuve le rapport financier;
    3. élit les membres du conseil d’administration, y compris les membres de l’exécutif;
    4. formule des propositions et des instructions au conseil en accord avec les objectifs du GCEP;
    5. modifie la constitution du groupe, en conformité du paragraphe 11(1).

          b. L’assemblée générale spéciale traite uniquement des sujets de sa convocation.

    (6) L'assemblée générale annuelle et les assemblées générales spéciales peuvent être tenues en personne ou par un autre moyen, selon ce que décide le conseil.

    (7) Les règles de procédures usuelles des comités mixtes de la Chambre et du Sénat s'appliquent lors des assemblées, dans la mesure du possible.

Conseil d’administration

  1. (1) Le conseil se compose d’au moins 10, mais d’au plus 15 administrateurs et administratrices, y compris les membres de l’exécutif.

    (2) Parmi les administratrices et administrateurs doivent figurer les personnes suivantes, dans la mesure du possible :

    1. un greffier principal adjoint ou une greffière principale adjointe des Services de la procédure de la Chambre des communes;
    2. au moins une personne travaillant pour l'Administration du Sénat;
    3. au moins une personne travaillant pour la Bibliothèque du Parlement;
    4. au moins un ou une universitaire qui enseigne les sciences politiques ou un domaine connexe autre que le droit;
    5. au moins une ou un universitaire qui enseigne le droit au sein d'une faculté de droit;
    6. au moins un ou une fonctionnaire qui travaille pour une entité autre que le Sénat, la Chambre des communes ou la Bibliothèque du Parlement;
    7. au moins quatre personnes dont l'anglais est la première langue officielle parlée et au moins quatre dont le français est la première langue officielle parlée.

    (3) Les rôles et responsabilités de l’exécutif sont les suivants :

    1. Présidence
      1. établir l’ordre du jour des réunions du conseil et les présider;
      2. assurer la gestion et le suivi des dossiers stratégiques;
      3. représenter le GCEP auprès de partenaires et bailleurs de fonds;
      4. assurer la mise en œuvre des décisions du conseil.
    2. Vice-présidence
      1. soutenir la présidence dans ses responsabilités;
      2. remplacer la présidence en son absence ou incapacité;
      3. assumer d’autres fonctions à la demande du conseil.
    3. Présidence sortante
      1. présider un comité du conseil chargé du recrutement afin de combler des postes vacants au conseil;
      2. présider les assemblées générales annuelles et assemblées générales spéciales;
      3. offrir des conseils stratégiques à la présidence et au conseil.
    4. Secrétariat
      1. éparer et distribuer les ordres du jour et procès-verbaux du conseil et des assemblées générales;
      2. travailler en collaboration avec le soutien administratif afin d’assurer la gestion et bonne tenue des dossiers administratifs et de la correspondance;
      3. maintenir les registres du GCEP et gérer les accès.
    5. Trésorerie
      1. partager toute mise à jour financière au conseil;
      2. assurer la saine gestion financière du GCEP en collaboration avec la présidence;
      3. préparer et présenter au conseil un budget annuel conformément à l’article 9;
      4. préparer et présenter un rapport financier pour l’année fiscale précédente à l’assemblée générale annuelle conformément à l’article 9;
      5. être responsable des relations avec les institutions bancaires, comptables et de vérification du GCEP;
      6. assurer le paiement des factures courantes et autres remboursements;
      7. présider un comité du conseil chargé des affaires financières.
    6. Communications
      1. gérer les outils de communication du groupe;
      2. préparer et diffuser différents messages informationnels et promotionnels dans les deux langues officielles sur les plateformes du groupe;
      3. agir à titre de point de contact auprès de partenaires pour toute affaire liée aux communications;
      4. présider un comité du conseil chargé des communications.

    (4) Nul ne peut devenir membre du conseil sans comprendre à la fois le français et l'anglais.

    (5) Le conseil d'administration doit veiller à ce que sa composition soit conforme au paragraphe (2) et reflète la parité hommes-femmes et la représentation régionale du Pacifique à l'Atlantique en passant par l'Arctique, et peut nommer d'autres administratrices et administrateurs pour atteindre cet objectif.

    (6) Les administrateurs et administratrices ont un mandat électif renouvelable de deux ans, conformément au processus de sélection déterminé par le conseil, par une décision des membres présents à l'assemblée générale annuelle ou une assemblée générale spéciale. Les membres de l'exécutif ont un mandat renouvelable d'un an.

    (7) Dans le cas d'une vacance, celle-ci peut être comblée par décision des membres du conseil, sauf si l'assemblée générale annuelle ou une assemblée générale spéciale doit avoir lieu dans les 30 jours suivants la vacance.

    (8) Une personne membre du conseil peut démissionner à tout moment en donnant un avis écrit à la présidence qui à son tour en avise le conseil à la première occasion.

    (9) Une personne membre du conseil peut être destituée par un vote des deux tiers du conseil pour un motif valable ou si elle ne répond plus aux critères d'admissibilité pour être membre du conseil.

    (10) Les personnes membres du conseil siègent à titre bénévole et ne sont pas rémunérées.

Réunions du conseil

  1. (1) Aux réunions du conseil, le quorum est constitué de la majorité des membres du conseil en exercice.

    (2) Les décisions du conseil se font à la majorité des membres présents à une réunion, sauf aux cas prévus dans la présente constitution.

    (3) Pour faciliter son travail, le conseil peut former des comités et des sous-comités et définir leur mandat.

    (4) Le conseil peut déterminer l'heure, le lieu et la manière de la tenue de ses réunions.

Affaires financières

  1. (1) L'année financière du GCEP coïncide avec l'année civile.

    (2) La trésorière ou le trésorier doit présenter un projet de budget au conseil pour la prochaine année financière au plus tard le 1er octobre et un rapport financier de l'année financière précédente à l'assemblée générale annuelle.

    (3) Au besoin, lors d'une assemblée générale annuelle, les membres doivent approuver, sur recommandation du trésorier ou de la trésorière, une personne indépendante du conseil pour examiner les comptes du GCEP et exercer cette fonction jusqu'à expiration de son contrat, qui ne peut dépasser trois ans. Le conseil peut combler toute vacance à ce poste entre les assemblées générales annuelles. La rémunération de la personne à ce poste, sur demande, doit être approuvée par le conseil.

Instruments subordonnés

  1. (1) Le conseil peut établir des règles, des directives, des politiques et des lignes directrices qui complètent la présente constitution et qui traitent de questions qui n'y sont pas mentionnées.

    (2) La présidence informe les membres de la prise d'instruments subordonnés lors de la prochaine assemblée générale annuelle.

Modifications

  1. (1) Des amendements à cette constitution peuvent être apportés par résolution adoptée à la majorité des deux tiers des membres présents lors d'une assemblée générale annuelle ou d'une assemblée générale spéciale, à condition que toute proposition d'amendement ait été distribuée avec l'avis de convocation à l'assemblée.

    (2) La présente constitution prend effet au moment de son adoption. Il est entendu que le conseil doit prendre, modifier ou supprimer tout instrument subordonné dans les plus brefs délais afin d'assurer sa mise en œuvre.

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